Yhtiökokoukseen lähteminen ei aina houkuttele. Kokouksen esityslista voi vaikuttaa tylsältä. Helposti tulee ajatelleeksi, ettei kuitenkaan osaa sanoa mitään tai että hallitus on jo suunnitellut etukäteen, millaisia päätöksiä kokouksessa tehdään.

Hyvä hallitus valmistelee päätettävät asiat huolellisesti. Se ei silti tarkoita, etteikö osakkailla olisi mitään uutta annettavaa. Päinvastoin. Suu kannattaa uskaltaa avata.

Yhtiökokoukseen voi valmistautua jo ennen kokouskutsun saapumista. Jos mielessä on joku asia, josta haluaisi keskustella yhdessä muiden kanssa, siitä kannattaa kertoa hallitukselle hyvissä ajoin, jotta se ehtii esityslistalle. Pienet asiat voidaan käsitellä ”muut asiat” -kohdassa, mutta yhtiökokouksessa ei voida päättää asioista, jotka eivät ole esityslistalla.

Monessa taloyhtiössä yhtiökokous pidetään vain kerran vuodessa, ja käsiteltäviä asioita voi olla paljon. Ihmiset voivat toivoa, ettei kokoukseen käytettäisi aivan tolkuttomasti aikaa. Samalla keskustelulle on kuitenkin annettava riittävästi tilaa.

Kysy lisää ja keskustele

Kokouksessa jokainen esityslistalla oleva asia käydään erikseen läpi. Tämä helpottaa asioiden jäsentämistä. Etenkin isojen päätösten kohdalla voidaan käydä erikseen niin sanotut yleis- ja päätöskeskustelut.

Kun asia on esitelty, käynnistetään yleiskeskustelu. Silloin voi kysyä lisää asiasta, tehdä muutosehdotuksen hallituksen esitykseen tai oman esityksen. Yksinkertaisin ehdotus on se, että hallituksen esitys hylätään.

Jos on huolissaan tai epävarma jostakin, kannattaa pyytää rohkeasti puheenvuoroa. Isommista hankkeista päätettäessä paikalla on usein ulkopuolinen asiantuntija, esimerkiksi suunnittelija, joka voi kirkastaa asiaa. Myös isännöitsijältä voi kysyä lisätietoja.

Muutosehdotukset syntyvät keskustellen. Kokenut puheenjohtaja osaa auttaa muutosehdotuksen muotoilemisessa. Muutosehdotukset kannattaa tehdä niin, että ne ovat toteuttamiskelpoisia.

On kaikkien etu, että mahdolliset muutosehdotukset ovat järkeviä. Ne eivät kuitenkaan saa olla niin suuria, että ne muuttaisivat kokouskutsun sisältöä. Yhtiökokouksessa ei voi lähteä täysin uusille urille. Jos kokouksessa huomataan, että ehdotettu muutos on hyvä mutta se poikkeaa olennaisesti siitä, mihin kokouskutsun perusteella on voinut varautua, yhtiökokous voi päättää, että se kutsuu koolle uuden yhtiökokouksen.

Osakkailta voi tulla kokouksessa hyviä huomioita esimerkiksi urakkatarjousten pyytämiseen liittyen. Kaikesta ei tarvitse välttämättä äänestää vaan voidaan todeta, että kommentit otetaan huomioon urakasta neuvoteltaessa.

Yhtiökokous on prosessi, jossa myös hallitus oppii uutta. Osakkaista voi löytyä huima kirjo eri alojen osaajia.

Kaikesta ei kannata äänestää

Kun kaikkia on kuultu, eikä keskustelu tarjoa enää mitään uutta, on aika tehdä päätös. Jos kokouksessa on syntynyt uusia esityksiä, puheenjohtaja listaa ne. Hän voi vielä varmistaa, halutaanko kokouksessa tehdä muita esityksiä.

Jos kokouksessa on tehty hallituksen esityksestä poikkeavia esityksiä, eri vaihtoehtojen voimasuhteet kannattaa selvittää tavalla tai toisella ennen varsinaista äänestystä. Sen voi tehdä kokousväen suostumuksella alustavalla käsiäänestyksellä. Esimerkiksi, jos kokouksessa on tehty ehdotus hallituksen esityksen hylkäämisestä, puheenjohtaja voi kysyä, saako ehdotus kannatusta.

Jos vain yksi tai kaksi kättä nousee ylös, puheenjohtaja voi kertoa tulkitsevansa tämän niin, että hallituksen esitys voittaa, jos asiasta äänestetään. Hän voi ehdottaa, että hallituksen esitys kirjataan kokouksen päätökseksi. Jos tämä sopii kokousväelle, äänestystä ei tarvita. Jos taas näyttää siltä, että moni vastustaa hallituksen esitystä, äänestys on paikallaan.

Hallituksen esityksestä äänestetään aina viimeisenä.

Varsinainen äänestys voi viedä kolme varttia, koeäänestys kolme minuuttia. Jos kokouksessa tehdään useita hallituksen esityksestä poikkeavia esityksiä, niistäkin voi koeäänestää. Samankaltaisia ehdotuksia voi ensin yhdistellä.

Lopulta esitykset laitetaan järjestykseen. Esimerkiksi jos hallituksen tekemän esityksen rinnalle on tehty kolme muutosesitystä, pöydällä on neljä esitystä. Ne laitetaan järjestykseen, jossa ensimmäisenä on hallituksen esitys A, toisena sitä lähimpänä oleva esitys B, seuraavana C ja viimeisenä hallituksen esitystä kauimpana oleva D.

Ensin äänestetään vaihtoehtojen C ja D välillä. Voittaja pääsee seuraavalle kierrokselle, jossa äänestetään sen ja kakkosvaihtoehdon välillä. Lopuksi äänestetään tämän kakkoskierroksen voittajan ja hallituksen esityksen välillä. Hallituksen esityksestä äänestetään aina viimeisenä.

Entä jos on eri mieltä?

Äänestämisellä on kaksi tarkoitusta. Sillä varmistetaan, että päätös syntyy demokraattisesti. Toiseksi se tarjoaa mahdollisuuden vastustaa päätöstä.

Jos vastaehdotuksia ei ole ja kaikki hyväksyvät esitetyn ehdotuksen yksimielisesti, kukaan kokouksessa olleista ei voi perua sitä jälkeenpäin. Katuminen on turhaa. Sen sijaan päätöstä tehtäessä sitä voi vastustaa ja jopa pyytää, että eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan. Tämä on oikeussuojakeino.

Ennen äänestystä on hyvä varmistaa, sisältyykö yhtiöjärjestykseen niin sanottu äänileikkuri, jolloin osakas ei saa käyttää kaikkia osakkeiden suomia ääniään yhtiökokouksessa.

Asiantuntijana asianajaja Timo A. Järvinen Properta asianajotoimistosta.

Artikkeli on julkaistu alunperin nimellä Hyvä hallitus valmistelee päätettävät asiat huolellisesti – Näin yhtiökokous etenee sujuvasti sivustolla Kotitalo.